「あとからこそっと来る」会議は失敗している
会議が終わった後、若手スタッフがこそっと近づいてきて「実は…こんなことをしたいと思っていたんですが」と話してくれる。
こういった経験はありませんか？
これは、その若手が会議の場で発言できなかったということです。せっかくのアイデアや意見が、会議という場で埋もれてしまっている。この状態が続くと、組織は特定の人の意見だけで動き続けます。
僕がこのことに気づいたのは、まさにこういった場面が繰り返されていたからです。
なぜ会議で発言が偏るのか
どの組織でも、会議での発言回数は偏りがちです。多く発言するのは、たいていこういった人たちです。
- 話すことが好きな人
- 年齢が上の人
- マウントを取りたい人
- 目立ちたい人
こういった人たちが場を占有すると、若手や内向的なスタッフは発言しにくくなります。会議の場では黙っていて、終わった後にこそっと意見を言いに来る——この構造が出来上がってしまいます。
解決策は「環境設定」と「ルール」
発言が偏る問題は、個人の性格の問題ではありません。場の設計の問題です。
ルールと環境を整えることで、誰でも発言しやすい会議を作ることができます。僕が実践している方法をご紹介します。
ルール① 進行役は別の人に、書記は不要
会議の冒頭は僕が進行しますが、基本的には進行役を別のスタッフに任せます。
そして書記は置きません。今はAIレコーダーで会議をレコーディングするため、議事録やメモを取る必要がありません。参加者全員がディスカッションに集中できます。
「書記をやりながら発言もする」という状態は、書記の負担が大きすぎます。AIを活用することで、全員が対等に議論に参加できます。
ルール② 1人1回以上、必ず発言する
全員が最低1回は発言するというルールを設けています。
「発言してもいい」ではなく「発言する」というルールにすることで、普段黙っているスタッフも意見を出さざるを得なくなります。
最初は短くていい、正解じゃなくていい——という雰囲気を作ることで、徐々に発言のハードルが下がっていきます。
ルール③ 2回目以降の発言は挙手制
話が好きな人は、放っておくと何度でも発言します。それ自体は悪くありませんが、他の人の発言機会を奪うことになります。
そこで2回目以降の発言は挙手制にしています。挙手した上で僕が指名した場合のみ発言できる、というルールです。
これだけで、発言の偏りが大幅に改善されます。「もっと言いたいことがある」という人には少し我慢してもらいながら、普段発言しない人の出番を作ります。
環境設定① 冒頭でゴールと終了時間を共有する
会議が脱線する最大の原因は、ゴールが曖昧なことです。
冒頭で「今日の会議のゴール」と「終わる時間」を明確に共有します。これにより、参加者全員が「今日は何を決めるのか」を意識しながら発言できます。話が逸れてきたときも、「今日のゴールに戻りましょう」と言いやすくなります。
環境設定② 若手が自信をつける場として設計する
このルールを作った本当の理由は、若手が自分の意見をみんなの前で述べて、認めてもらう経験を積む場を作りたかったからです。
「こそっと言いに来る」意見は、本来会議の場で出るべきものです。若手が人前で発言し、それが受け入れられる経験を重ねることで、自信がつきます。そして自信がつくと、次の会議ではもっと積極的に発言するようになります。
話しやすい雰囲気を作ることは、単に会議を円滑にするためではなく、スタッフの成長の機会を作ることでもあります。
まとめ：会議は「場の設計」で変わる
誰でも意見を言い合える会議を作るためのポイントをまとめます。
| ルール・環境設定 | 目的 |
|---|---|
| 進行役を別の人に・書記不要（AI活用） | 全員がディスカッションに集中する |
| 1人1回以上発言 | 発言機会を全員に保証する |
| 2回目以降は挙手制 | 発言の偏りを防ぐ |
| 冒頭でゴールと終了時間を共有 | 話が脱線しない |
会議の質は、参加者の能力ではなく、場の設計で決まります。今日からできるルールを一つ取り入れてみてください。
よくある質問
Q. AIレコーダーはどんなものを使えばいいですか？
現在はさまざまなAI議事録ツールがあります。会話を自動でテキスト化し、要約まで行うものも多く、書記の代わりとして十分に機能します。まずは無料トライアルのあるサービスを試してみることをおすすめします。
Q. 挙手制にすると、発言しにくい雰囲気にならないですか？
最初はそう感じる方もいます。ただ「全員が1回は発言する」というルールと組み合わせることで、挙手制は「発言を独占しない」というマナーとして自然に受け入れられるようになります。
Q. 会議の進め方について、研修で学べますか？
あきたこまちネットの研修・セミナーでは、イクボスの観点から会議の運営や組織づくりについてもお伝えしています。NPO法人ファザーリング・ジャパンの活動でも、職場のコミュニケーション改善について発信しています。
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