AIを使えば、丸一日かかっていた仕事が数時間で終わる
「時間がない」が口癖になっている管理職の方に、率直に伝えます。
AIを活用すれば、今の仕事時間は確実に短縮できます。
僕自身の話をすると、社会福祉法人やNPO法人では3月決算で6月末までに多くの報告業務が集中します。これまでは1つの報告書を仕上げるのに丸一日かかっていました。今では同じ作業が数時間で終わります。
この変化をもたらしたのが、AIの活用です。
4つのAIを使い分ける
僕が日常的に使っているAIは主に4つです。それぞれ得意な領域があり、使い分けることで効果が最大化します。
Claude 文章の作成・整理・構成に優れています。報告書、研修資料、ブログ記事など、「読みやすい文章を作る」場面で特に力を発揮します。
ChatGPT 幅広い質問への対応と情報収集に強みがあります。アイデア出しや調査のセカンドオピニオンとして活用しています。
Gemini GoogleサービスとのAI連携が強みです。スケジュール管理やドキュメント作成との連携で活躍します。
NotebookLM 資料や文書を読み込ませて分析・要約させるのが得意です。複数の資料をまとめて整理する場面に重宝しています。
バックグラウンド作業で「待ち時間ゼロ」を実現する
AIを使った仕事の中で特に効果を感じているのが、バックグラウンド作業です。
Claude Codeなどを使うと、AIがバックグラウンドで作業を続けてくれている間に、自分は別の業務に取り掛かれます。これはまるで、優秀なアシスタントが別室で作業してくれているような感覚です。
AIが作業している間、自分は別のことに集中できる。これが「待ち時間ゼロ」の働き方につながります。
複数のAIを同時に立ち上げる「マルチタスク活用」
さらに効率を上げる方法が、複数のAIを同時に立ち上げて並行作業をすることです。
例えば、ClaudeCodeにバックグラウンドで報告書を作成させながら、ChatGPTで別の資料のアイデア出しをし、NotebookLMで会議資料の分析をする——これが同時並行で進みます。
以前は「一つの仕事が終わってから次へ」という直列作業でした。AIを使うことで、複数の作業が並行して進む並列作業に変わります。これが生産性を劇的に高める理由です。
AI活用の具体的な場面
① 報告書・各種申請書類の作成 法人の決算報告や行政への各種報告書は、フォーマットが決まっているものが多いです。過去の書類を参考に構成を作り、AIに肉付けしてもらうことで、作業時間が大幅に短縮されます。
② ExcelなどでのデータMa成 表の作成、計算式の設定、データの整理——Excelに関する作業もAIに相談することで、手作業が減ります。「こういう表を作りたい」と伝えるだけで、数式や構成を提案してもらえます。
③ チラシ・パンフレット作成 デザインのアイデア出しから、文章の作成まで。AIと対話しながら制作を進めることで、一人でゼロから考えるより速く、質の高いものができます。
④ 議事録の作成 Plaud.aiなどのAIレコーダーで会議をレコーディングし、自動文字起こし・要約を行い、そこから生成AIで整えます。会議後に手作業で議事録を書く時間がなくなり、その分を別の業務に充てられます。
AIレコーダーはPlaud.aiを使っています。会議をレコーディングするだけで自動文字起こし・要約まで行ってくれます。
AIで生まれた時間を、何に使うか
AIで時間を生み出すことはあくまで手段です。大切なのは、生まれた時間を何に使うかです。
事務作業にかかっていた時間をAIに任せることで、僕は「スタッフとの会話」「研修の質の向上」「新しい事業の企画」など、人間にしかできない仕事に集中できるようになりました。
タイムマネジメントの記事でもお伝えしましたが、管理職が本来集中すべき仕事は第2象限（重要だが緊急でない）の仕事です。AIで事務作業を効率化することで、この第2象限に使える時間が増えます。
まとめ：AIは管理職の最強の時短ツール
| AI活用場面 | 効果 |
|---|---|
| 報告書・申請書類 | 丸一日→数時間に短縮 |
| バックグラウンド作業 | 待ち時間ゼロで別業務が進む |
| 複数AI並行活用 | 直列作業→並列作業へ |
| 議事録作成 | 手作業ゼロで自動生成 |
「AIは若い人が使うもの」という時代はすでに終わっています。管理職こそ、AIを使いこなして時間を生み出し、本来集中すべき仕事に向き合う時代です。
まず一つ、試してみてください。
よくある質問
Q. どのAIから始めればいいですか？
まずはClaudeかChatGPTのどちらかから始めることをおすすめします。どちらも日本語での会話が自然で、文章作成や情報整理に使いやすいです。無料プランから試せるので、まず使ってみることが一番の近道です。
Q. AIに任せると、内容の正確性が心配です。
AIが生成した内容は必ず自分で確認することが前提です。AIはあくまでドラフト（下書き）を作るツールであり、最終チェックは人間が行います。この前提を守れば、正確性のリスクは大幅に下がります。
Q. AI活用について詳しく学ぶにはどうすればいいですか？
あきたこまちネットでは、管理職向けのAI活用サポートも提供しています。詳しくはWeb・IT・AI活用サポートページをご覧ください。
管理職向けの研修・AI活用サポートのご案内はこちらからご確認いただけます。
